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Gestão do Ciclo de Vida dos Contratos |
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Processos de Contratação, Contratos Vigentes, Fornecedores e Objetos |
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Planilhas para Gestão
Independente do sistema ou ferramenta utilizada, para gestão do ciclo de vida dos contratos são necessárias 3 planilhas (ou relatórios, ou formulários) básicas: · Processos de Contratação (lista dos processos de contratação de determinado período) · Instrumentos Contratuais Vigentes (lista dos contratos que estão em período de vigência) · Cadastro de Fornecedores (lista dos fornecedores potenciais e/ou habilitados) · Cadastro de Objetos de Contratação (conforme referência em Práticas em Gestão) Todos os demais padrões são derivados e relacionados à estas planilhas. |
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Contratos Vigentes O sistema de gestão empresarial (ERP) pode ser parametrizado para controlar eventos financeiros do contrato, e monitorar qualquer tipo de evento. Mas geralmente não é parametrizado de forma adequada e não costuma ser amigável para a atividade de gestão dos contratos. A prática mais comum de mercado é extrair dados do ERP para uma planilha tipo MS Excel ®, formatar informações básicas para classificar os itens conforme conveniência, e inserir na planilha hiperlinks de planilhas com informações detalhadas para a gestão adequada dos contratos. As informações podem ser resumidas em 5 blocos, e são suficientes para dar visibilidade e obter indicadores básicos: · Instrumento Contratual; · Detalhes da Gestão do Contrato; · Objeto Contratado; · Datas Básicas; · Controle resumido do objeto contratado. |
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Processos de Contratação A área de contratação necessita dar transparência aos seus clientes internos em relação ao andamento dos processos de contratação. Ao mesmo tempo necessita tabular informações sobre os processos para obter indicadores de gestão que justifiquem a própria existência da área. A maior parte das informações necessárias estão disponíveis no ERP, mas geralmente ele não é adequadamente parametrizado, levando à utilização de controles paralelos em planilhas tipo MS Excel ® publicada na rede (intranet) para consulta aos interessados e envolvidos. A melhor prática é manter o mínimo de informações na planilha, apenas para dar conhecimento necessário aos interessados, deixando as informações que interessam apenas à área de contratação no check-list de contratação - e ‘linkar’ a linha da planilha ao check-list de contratação correspondente. As informações podem ser resumidas em 5 blocos, e são suficientes para dar visibilidade e obter indicadores básicos: · Identificação do processo de contratação; · Definição dos envolvidos (interessados); · Objeto a ser contratado; · Datas básicas de acompanhamento das etapas; · Instrumento contratual que formalizou a contratação. |
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Controle de Fornecedores O sistema de gestão empresarial (ERP) geralmente está perfeitamente parametrizado para controlar o cadastro de fornecedores, relacionando a cada um a situação cadastral, quais os objetos que ele fornece, e todas as informações cadastrais necessárias à gestão do ciclo de vida dos contratos. A parametrização adequada deve permitir a anexação de check-list’s de habilitação e avaliação dos fornecedores, que são formulários cujo layout é constantemente modificado. A prática mais comum de mercado é associar ao cadastro do ERP os hiperlinks dos diversos tipos de formulários, que geralmente são desenvolvidos em planilhas e editores de texto, além de documentos em formato .pdf obtidos em empresas de análise de crédito, cartórios e associações de classe ou órgãos que expedem certidões e certificados. As informações podem ser resumidas em 4 blocos: · Identificação do fornecedor; · Habilitação e vínculo aos contratos já fechados com o fornecedor; · Avaliações periódicas; · Situação cadastral. |
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